El Depósito de Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.

Los modelos de cuentas anuales aprobados en la Orden JUS/206/2009,  que pueden consultarse en el enlace adjunto, recogen la estructura y contenido de los documentos contables que los empresarios deben formular y presentar para su depósito en el Registro Mercantil y a través del que se lleva a cabo la publicidad establecida en nuestra legislación.

Los modelos aprobados tienen una doble modalidad según se utilice:

• para su presentación el tradicional soporte en papel, o
• el más moderno, y acorde a los avances tecnológicos, soporte electrónico que, por otra parte, facilita la presentación por vía telemática.

Para facilitar que las empresas informen sobre los detalles que requiere la memoria de las cuentas anuales, esta Orden Ministerial normaliza buena parte de su contenido, con el fin de que las empresas que lo deseen puedan utilizar los cuadros normalizados que se anexan, si bien no hace obligatorio su uso en el depósito para flexibilizar en lo posible el cumplimiento legal del depósito de cuentas.

Está pendiente la aprobación de modelos para la presentación de las cuentas anuales consolidadas de los grupos que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 43 bis del Código de Comercio, opten por aplicar las normas contables del propio Código, una vez haya sido aprobado el desarrollo reglamentario de éste. Ello no obsta para la inmediata aprobación de aquéllos en que deban formularse las cuentas individuales en su triple modalidad, normal, abreviada, y pequeña y mediana empresa (modelo PYME).

Por otra parte, han de quedar exceptuados de la regla general de la obligatoriedad de los modelos aprobados aquellas entidades que de acuerdo con la normativa singular que les es aplicable deban formular sus cuentas con arreglo a modelos específicos. 

Información que se debe presentar en el Registro Mercantil 

Deberá presentarse en el Registro Mercantil de la provincia en la que radique su domicilio social:

• Instancia de presentación de las cuentas.
• Hoja de datos generales de identificación.
• Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados.
• Las cuentas anuales (en función de los modelos a cumplimentar): 
  • Balance, 
  • Cuenta de pérdidas y ganancias, 
  • Estado de cambios en el patrimonio neto, 
  • Estado de flujos de efectivo y 
  • Memoria.
• Informe de gestión.
• Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase.
• Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.

Entradas relacionadas:

• Modelos de Cuentas Anuales.
• Presentación telemática.
  
• Normativa Depósito de Ceuntas Anuales. 

Cierre del ejercicio y las consultas del ICAC.

 

Imagen y Fuente: Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC)

La formulación de las Cuentas Anuales en la legislación.

Por estas fechas las empresas deben formular las cuentas anualesdel ejercicio pasado y si éste coincide con el año natural, como le sucede a la mayoría de las empresas, esta obligación hay que cumplirla antes de que finalice el mes de marzo. 

Además de la formulación, las cuentas anuales, han de aprobarse y depositarse en el Registro Mercantil. Por tanto, podemos estructurar el desarrollo del cierre contable y la presentación de las cuentas anuales en tres etapas, que contemplaremos en tres entradas: formulación, aprobación y depósito y publicidad de las cuentas anuales.

Formulación. 

Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, 

• las cuentas anuales, 
• el informe de gestión y 
• la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, 
• las cuentas y el informe de gestión consolidados.
  

Las cuentas anuales y el informe de gestión deberán ser firmados por todos los administradores. Si faltare la firma de alguno de ellos se señalará en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa. 

Las cuentas anuales

Comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, unestado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria. 

El estado de flujos de efectivo no será obligatorio en los casos que posteriormente se desarrollan. Estos documentos, que forman una unidad, deberán ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad, de conformidad con esta Ley y con lo previsto en el Código de Comercio. 

Estructura y contenido de los documentos que integran las cuentas anuales.

Se ajustará a los modelos aprobados por el Plan General de Contabilidad. 

• En los documentos que integran las cuentas anuales las partidas previstas en los modelos aprobados deberán aparecer por separado, en el orden en ellos indicado. 
• Podrá hacerse una subdivisión más detallada de estas partidas, siempre que se respete la estructura de los esquemas establecidos. 
• Igualmente podrán añadirse nuevas partidas en la medida en que su contenido no esté comprendido en ninguna de las ya previstas en dichos esquemas. Podrán agruparse determinadas partidas de los documentos que integran las cuentas anuales, cuando sólo representen un importe irrelevante para mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, así como de los resultados de la sociedad o cuando se favorezca la claridad, siempre que las partidas agrupadas se presenten de forma diferenciada en la memoria. 

Modelos abreviados.

Podrán formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: 

• Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros. 
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros. 
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta. 

Las sociedades perderán esta facultad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior. 

En el primer ejercicio social desde su constitución, transformación o fusión, las sociedades podrán formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas en el apartado anterior. 

Las sociedades cuyos valores estén admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, no podrán hacer uso de los modelos abreviados.

Cuando pueda formularse balance y estado de cambios en el patrimonio neto en modelo abreviado, el estado de flujos de efectivo no será obligatorio. 

Podrán formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

• Que el total de las partidas de activo no supere los once millones cuatrocientos mil euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los veintidós millones ochocientos mil euros. 
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a doscientos cincuenta. 

Las sociedades perderán la facultad de formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior. 

En el primer ejercicio social desde su constitución, transformación o fusión, las sociedades podrán formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas en el apartado anterior. 

Las sociedades cuyos valores estén admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, no podrán hacer uso de los modelos abreviados.

Normativa: 

Texto Refundido Ley de Sociedades Anónimas

Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada

Ley de Reforma Mercantil

Código de Comercio

Plan General de Contabilidad

Imagen:urban consulting

Cuentas Anuales: Normales y Abreviadas.

Resulta conocido que las cuentas anuales del Plan General de Contabilidad de 2008,en lo sucesivo, NPGC, comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Por tanto a las cuentas anuales del anterior Plan (balance, pérdidas y ganancias y memoria) se añaden dos nuevos documentos. 

Existen en España diferentes escenarios en la formulación de las cuentas anuales, así es habitual que se hable de:

• cuentas anuales individuales,
• cuentas anuales consolidadas,
• cuentas anuales normales,
• cuentas abreviadas, y
• cuentas anuales conforme a la normativa aplicada en su formulación (NPGC, NIC/NIIFF).

En la figura que recogemos a continuación se muestra las diferentes opciones:

A continuación nos centramos en las cuentas anuales individuales y en la tradicional distinción de los documentos que integran las cuentas anuales han adoptado: una estructura normal y abreviada en función de la cuantificación de determinadas circunstancias establecidas en la legislación mercantil. 

El NP.G.C.  sigue esta configuración, con la excepción del estado de flujos de efectivo que no presenta modelo abreviado, no resultando obligatoria su presentación para las empresas que puedan presentar el formato abreviado de balance, patrimonio y memoria, como mostramos a continuación: 

N: modelo normal;  A: modelo abreviado

Interés: Las cuentas anuales consolidadas

Imagen: Microsoft

La aplicación de resultados en el cierre del ejercicio.

La aplicación de resultados es una operación que supone liquidar el resultado del ejercicio conforme a lo estipulado por la legislación mercantil  (véase la siguiente figura) y lo acordado por los socios. 

Resulta fundamental lo establecido por el art. 213 del Texto Refundido Ley Sociedades Anónimas (TRLSA), que puede resumirse de la siguiente forma:

La Junta general resolverá sobre la aplicación del resultado del ejercicio de acuerdo con el balance aprobado.

• Una vez cubiertas las atenciones previstas por la Ley o los estatutos, sólo podrán repartirse dividendos con cargo al beneficio del ejercicio, o a reservas de libre disposición, si el valor del patrimonio neto no es o a consecuencia del reparto, no resulta inferior al capital social. 
• A estos efectos, los beneficios imputados al patrimonio neto no podrán ser objeto de distribución, directa ni indirecta. Si existieran pérdidas de ejercicios anteriores que hicieran que ese valor del patrimonio neto (a estos efectos se aplica el importe mercantil del mismo, véase entradas del final de página) de la Sociedad fuera inferior a la cifra del capital social, el beneficio se destinará a la compensación de estas pérdidas. 
• Se prohíbe igualmente toda distribución de beneficios a menos que el importe de las reservas disponibles sea, como mínimo, igual al importe de los gastos de investigación y desarrollo que figure en el activo. 
• En cualquier caso, deber dotarse una reserva indisponible equivalente al fondo de comercio que aparezca en el activo del balance, destinándose a tal efecto una cifra del beneficio que represente, al menos, un cinco por ciento del importe del citado fondo de comercio. Si no existiera beneficio, o éste fuera insuficiente, se emplearán reservas de libre disposición.
• Desde el punto de vista contable, la aplicación de resultados se recogerá en la Memoria (modelo normal) conforme recogemos a continuación:
  

Lógicamente el registro contable de la aplicación del resultado, dependerá de la naturaleza del mismo (positivo o negativo) y de lo acordado por la junta general. Una visión amplia de las opciones posibles, considerando el resultado positivo y el importe del patrimonio neto antes y después de la aplicación mayor que la cifra del capital social,  podría ser la siguiente (el resto de situaciones puede consultarse aquí):

Entradas relacionadas de interés: 

La aplicación de resultados.

Patrimonio Neto contable y/o mercantil.

El Patrimonio Neto, configuración actual.

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El cierre contable-mercantil y fiscal (2008)

Hemos comentado en alguna ocasión que la cuesta de enero en los departamentos contables-fiscales de las empresas se acentúa, cada año más. En este cierre de 2008, además de la reiterada implantación del nuevo plan general de contabilidad se producen, al menos, las siguientes circunstancias de interés:

1. Formulación, aprobación y depósito de las nuevas Cuentas Anuales: 

En la aprobación y depósito no existen apenas modificaciones, manteniéndose los plazos como podemos observar en la figura siguiente: 

• En caso de que el cierre no coincida con el año natural, se siguen manteniendo las fechas de aprobación de las cuentas anuales en los seis meses posteriores a la fecha del cierre del ejercicio y depositarlas en el Registro Mercantil durante los 30 días siguientes a su aprobación. 
• En relación con la formulación de las Cuentas Anuales con el nuevo Plan: Se incorporan dos nuevos documentos: El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y El Estado de Flujos de Efectivo. 
• Los anteriores documentos: Balance, Pérdidas y Ganancias y Memoria, se modifican los formatos y la configuración conceptual y, sobre todo, valorativa del Balance y de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Se incrementa considerablemente el contenido de la Memoria y, en particular, en este ejercicio de 2008, por ser el tránsito del viejo al nuevo plan habrá que explicitar en la Memoria  sus aspectos más relevantes y, en cualquier caso la conciliación del patrimonio neto. 
• Comprobación y adecuación, en su caso, la incidencia de las últimas modificaciones legislativas, fundamentalmente, la relativa al patrimonio neto (en el marco del llamado rescate inmobiliario) para analizar la repercusión de los desfases patrimoniales.

 2. Implicaciones de la entrada del P.G.C. en el cierre de 2008.  

Las más interesantes podrían ser:

• La amortización del fondo de comercio seguirá siendo deducible fiscalmente pero no en el ámbito contable. En este último ámbito habrá que tener en cuenta las reglas del deterioro.
• Desaparición de algunos activos y pasivos  (gastos de establecimiento, gastos diferidos, ingresos a distribuir en varios ejercicios, etc.) no permitidos por el nuevo Plan. 
• Registro de los nuevos activos y pasivos cuyo reconocimiento exige el nuevo Plan (provisiones por desmantelamiento o retiro, créditos fiscales -no activados- arrendamientos financieros reclasificados como financieros, etc).
• Reclasificación y valoración de los elementos patrimoniales de acuerdo con los criterios del nuevo plan (impuesto sobre beneficios anticipados, inversiones financieras -disponibles para la venta-, arrendamiento financiero, etc.) 
• Distinción entre permutas comerciales y no comerciales. 
• Ajustes fiscales de la 1ª aplicación del Plan, puesto que la incidencia fiscal de la aplicación del Plan no es tan neutra como se anunció en su momento, permitiendo la legislación la integración del efecto del nuevo Plan en tres periodos impositivos.  Es decir, si el efecto se puede fraccionar, debe de ser que sí que hay efecto. Modificaciones en el registro contable del gasto por el Impuesto sobre Sociedades  y en la liquidación del mismo ante la Agencia Tributaria. 
• Las operaciones con instrumentos de patrimonio propio (acciones propias) no tienen incidencia fiscal y contablemente suponen aumentos o disminuciones del patrimonio neto (partidas de reservas).  

3. Novedades relevantes en la liquidación fiscal del ejercicio 2008:

• Reducción del tipo de gravamen para las sociedades. Las empresas que facturen más de ocho millones de euros, es decir, las no catalogadas de reducida dimensión, disfrutarán en la liquidación del 2008,  de un tipo de gravamen del 30%. Recordemos que a las de reducida dimensión ya se les aplicó al iniciar 2007 los cinco puntos de rebaja de una sola vez, luego se mantiene en 2008 el mismo tipo, esto es, el 25% sobre los primeros 120.240,41 euros de base imponible y el 30% sobre el resto.  
• Menores deducciones. Algunas deducciones se rebajan también gradualmente. No es el caso de la deducción porreinversión de beneficios extraordinarios que se mantiene en el 12% como en 2007. Sin embargo, por actividades exportadoras, la deducción baja del 12% al 9% y por actividades de I+D  unas deducciones que varíanen función de la aplicación del coeficiente de abatimiento aplicable a 2008.  
• Se actualizan los coeficientes correctores para la transmisión de inmuebles.  Habría que recordar que las reformas introducidas por el Real Decreto 1973/2008 de modificación del Reglamento del Impuesto sobre Sociedades, en el que se regulan las obligaciones de documentación de operaciones vinculadas,no serán de aplicación al ejercicio 2008, son obligaciones que tendrán efectividad a partir de Febrero de 2009. 
• Se ha suprimido el Impuesto sobre el Patrimonio. Más exactamente se suprime el gravamen, sin eliminar el Impuesto. La Ley 4/2008 ha introducido una bonificación del 100% de la cuota, tanto para los sujetos pasivos por obligación personal, como los de obligación real.Tampoco existirá la obligación de declarar. El artículo tercero de la citada Ley deroga diversos artículos de la Ley del Impuesto sobre el Patrimonio, entre ellos, el que establecía la obligación de declarar. Todo ello con efectos 1 de Enero de 2008.